Project managment. Mέρα τη μέρα. Mε τον ταπεινό τρόπο.
Υπάρχουν εκατοντάδες apps εκεί έξω που βοηθάνε να διαχειριστείς τα projects σου. Αλλά για μένα το καλύτερο απ’ όλα είναι offline, αναλογικό και σίγουρα το πιο ταπεινό.
Δεδομένα:
- Έχεις να διαχειριστείς αρκετά projects. Πόσα; Πάνω από 5-6.
- Δεν έχει σημασία πόσο πολύπλοκα ή πιεστικά είναι αυτά. Ακόμα και τα πιο απλά μπαίνουν στη λίστα.
- Στα projects συμμετέχουν ένας ή περισσότεροι άνθρωποι, αλλά ό,τι καταγράφεις αφορά εσένα.
Τι χρειάζεσαι:
- Χαρτί και στυλό
- Ένα email client που δουλεύει ως to-do list (Spark για μένα)
Πώς γίνεται
Σε ένα κομμάτι χαρτί γράφεις όλα τα projects που καλείσαι να διαχειριστείς. Αυτή η λίστα δεν αλλάζει συνέχεια. Αφού το κάνεις αυτό, την έχεις δίπλα σου και την συμβουλεύεσαι μια φορά τη μέρα.
Στο χαρτί αυτό γράφεις επίσης τα επερχόμενα projects σε μια δεύτερη στήλη.
Σε μία τρίτη στήλη έχεις τα projects που έκλεισαν και εκκρεμεί η πληρωμή τους.
Η λίστα αυτή αλλάζει μόνο διαγράψεις/προσθέσεις πολλά νέα πράγματα. Πόσα πολλά; Το αποφασίζεις εσύ.
Έχεις κι ένα δεύτερο κομμάτι χαρτί. Εκεί γράφεις τα πράγματα που έχεις να κάνεις μέσα στη μέρα σου. Ξεκινάς κάθε πρωί και καταγράφεις τα tasks για το εκάστοτε project π.χ. static design για το project X. Στη λίστα συμπεριλαμβάνονται και οι συναντήσεις και τα Skype calls.
Κάθε φορά που τελειώνεις με ένα task το διαγράφεις. Στο τέλος της μέρας πετάς το χαρτί αυτό ανεξάρτητα από το αν έχεις τελειώσει με όλα τα tasks ή όχι. Την επόμενη ξεκινάς από την αρχή. Κάποιες μέρες αυτή η λίστα διαγράφεται ολόκληρη (τα έχεις πάει καλά ή απλώς έβαλες εύκολα στον εαυτό σου) και κάποιες άλλες όχι. Δεν είναι σημαντικό, σιγά σιγά βρίσκεις το σωστό ρυθμό.
Ο email client που είπα πιο πριν λειτουργεί συμπληρωματικά: συνήθως σου υπενθυμίζει πολύ μικρά πράγματα που πιθανόν ξέχασες να βάλεις στο δεύτερο κομμάτι χαρτιού.
Γιατί λειτουργεί
Ο ταπεινός αυτός τρόπος, δηλαδή το χαρτί και το στυλό, έχω βρει ότι λειτουργεί καλύτερα στην καθημερινή διαχείριση των projects σε σχέση με οποιοδήποτε app για μια σειρά από λόγους.
- Γιατί το μέσο αλλάζει κι αυτό είναι ευεργετικό. Η μεταφορά από το ψηφιακό στο αναλογικό δίνει στον εγκέφαλο την ευκαιρία να σκεφτεί διαφορετικά, να αλλάξει context. Τη στιγμή που καταγράφεις ένα task ταυτόχρονα το αξιολογείς και το ιεραρχείς με ένα τρόπο που δεν μπορεί να γίνει ψηφιακά.
- Γιατί τη στιγμή που ολοκληρώνεις και διαγράφεις ένα task κατεβάζεις ένα σφηνάκι άγριας ευχαρίστησης που σου δίνει ώθηση να συνεχίσεις. Αυτό είναι μεγάλη δουλειά και δεν μπορεί να το κάνει κανένα ψηφιακό μέσο.
- Γιατί μπορείς να μεταφέρεις αυτό το χαρτάκι και κάπου αλλού π.χ. στην κουζίνα όσο κάνεις ένα καφέ και να του ρίξεις μια ματιά για μερικά δευτερόλεπτα. Είναι εύκολο και βοηθάει ως mini reminder.
- Γιατί το χαρτί και το στυλό από τη φύση τους δεν είναι τόσο σημαντικά όσο το να γράφεις σε ένα app, να γίνεται αυτό sync με όλες σου τις συσκευές και να σε ακολουθεί παντού. Είναι κάτι που δε χρειάζεται να είναι τέλειο. Τα λάθη επιτρέπονται. Οι μουτζούρες επίσης.
- Γιατί είναι μια πολύ εύκαμπτη μέθοδος. Εδώ δεν υπάρχει κανένα λογισμικό που να σε υποχρεώνει να λειτουργήσεις με τον τρόπο που θα σου πει αυτό. Χρησιμοποιείς το μέσο (χαρτί & στυλό) με τον τρόπο που λειτουργεί το μυαλό σου, αυθόρμητα. Άρα, ό,τι περιγράφω πιο πάνω είναι απλώς ένα παράδειγμα, το οποίο περιμένει να εφαρμοστεί με χίλιους διαφορετικούς τρόπους. Ο καθένας προσαρμόζει την τεχνική όπως τον βολεύει.
Όλοι αυτό γίνεται φοβέρα αποδοτικό όταν το κάνεις για πάνω από 2-3 μέρες. Δεν μπορούσα να το καταλάβω μέχρι που το έκανα υποσυνείδητα και αναγκαστικά γιατί κανένα app δε με ικανοποιούσε.
Ένα από τα χαρακτηριστικά του καλού software είναι ότι συγχωρεί τα λάθη του χρήστη: ακόμα κι αν αυτός κάνει τα πράγματα με εντελώς λανθασμένο τρόπο, το software συνεχίζει να δουλεύει σωστά και τον επανεφέρει γρήγορα σε αυτό για το οποίο ήρθε από την πρώτη στιγμή. Αυτό ακριβώς συμβαίνει κι εδώ. Το να γράφεις σε ένα κομμάτι χαρτί είναι στα γονίδιά μας και το να κάνεις λάθη όσο γράφεις δεύτερη φύση. Άρα, δεν υπάρχει τίποτα αγχωτικό κι απόλυτο στη διαδικασία. Τίποτα που να σε κάνει να νιώσεις ότι απέτυχες στην οργάνωση των projects του.
Η ουσία είναι τελικά ότι με αυτήν την πολύ απλή μέθοδο εδώ και αρκετό καιρό δεν ξεχνάς τίποτα σημαντικό απ' όσα πράγματα τρέχουν κάθε μέρα. Όλα είναι όσο οργανωμένα πρέπει (κι όχι περισσότερο) και κάθονται ήσυχα ήσυχα στη γωνιά τους περιμένοντας να τα διαγράψεις. Λειτουργεί.
